TATA LAKSANA PENDIDIKAN

A.    Pengertian

Tata laksana pendidikan adalah segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

B.     Jenis-jenis Kegiatan dalam Urusan Ketatausahaan

1.    Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen kurikulum

Kegiatan yang berkaitan dengan manajemen kurikulum adalah: penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada beberapa orang guru.

2.    Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen siswa

Pekerjaan yang menunjang manajemen siswa yaitu: mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir), mengisi buku induk dan raport, mengurus dan mengatur warkat-warkat (catatan tertulis) jika ada pemindahan siswa, mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasinya, mengatur ruang kelas, ruang laboratorium, dan ruang kegiatan yang lain, membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.

3.    Kegiatan yang menyangkut manajemen personil

Kegiatan ini meliputi: pengetikan, memperbanyak surat-surat, mengisi kartu pegawai, menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai, membantu kepala sekolah, dan mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.

4.    Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah

Pekerjaan inventaris menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan, dan penyimpanan.

5.    Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat

Kegiatan yang dikerjakan misalnya: pengurusan surat-surat masuk (agenda) dan keluar (ekspedisi), serta pengaturan penyimpanan surat (arsip).

6.    Kegiatan yang menyangkut penatan keuangan

Penataan keuangan bersangkutan dengan kinerja bendahara. Bendahara bertanggung jawab untuk mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otoritasi (uang yang dipertanggungjawabkan dari proses pengajuan sampai pengambilan gaji).

7.    Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Kegiatan yang seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja atau pesuruh. Misalnya: menjaga kebersihan yang meliputi seluruh wilayah sekolah, menjaga keamanan dan sebagainya.

C.     Surat dan Kepengurusannya

1.    Jenis-jenis Surat

Beberapa jenis surat yang beredar di dalam antar instansi adalah: surat dinas, memorandum, surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas dan pengumuman.

2.    Susunan Surat

Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian, di antaranya: a) kepala surat, b) isi surat, c) kaki surat.

3.    Penggunaan Singkatan “a.n.” dan “u.b.”

“a.n.” (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat dibawahnya.

“u.b.” (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya.

4.    Pemberian Kode Surat Keluar

Pemberian kode surat ini disesuaikan dengan masalah yang terkandung dalam isi surat.

5.    Pengurusan Surat

Petugas penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.

D.    Ketatausahaan yang Lain

1.    Daftar hadir pegawai

Daftar ini bertujuan untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai.

2.    Buku piket

Data yang tertulis dalam buku piket merupakan bukti otentik dari semua hal yang terjadi tiap hari.

3.    Buku notulen rapat sekolah

Pengisian buku notulen rapat dilakukan oleh guru yang ditunjuk oleh kepala sekolah secara bergilir.